Como preencher uma ordem de serviço (OS)
Ordem de serviço (OS) é um documento que tem a função de emitir comunicações internas em uma empresa a respeito de um trabalho que precisa ser efetuado. Ela será a base de registro de um serviço no Arkmeds, portanto todo serviço executado pela empresa deve ter uma ordem se serviço correspondente, seja uma calibração, uma corretiva, preventiva, um teste de segurança elétrica, inspeção, etc.
No Arkmeds há três maneiras de criarmos uma OS: através de um plano, de um chamado ou mesmo criando-a de forma avulsa. Nos próximos tutoriais lhe explicaremos como funcionam os planos e chamados. Neste porém irei ater-me em como criar uma OS avulsa e como preencher uma já criada.
Para criar uma Ordem de Serviço vá então em Serviços> Ordens de Serviço e clique em +Adicionar, no topo da página.
A página de preenchimento irá se abrir e a primeira seção é a de Criação de ordem de serviço. Nesta seção há os seguintes campos:
Número: neste campo é preciso especificar o número de identificação da OS. O sistema irá gerá-lo automaticamente adotando o maior número de OS criada mais um.
Data de criação: aqui será especificado quando aquela ordem foi criada, sendo possível escolher datas retroativas.
Estado: o estado indica em que situação se encontra aquela ordem: aberta, cancelada, em espera, aguardando peças, fechada, dentre outros. Estes estados podem ser criados no cadastro de campos gerenciais.
Atendimento: se o serviço foi feito dentro da sua própria empresa - interno - ou se foi executado fora - externo.
Responsável técnico: o usuário responsável por executar o serviço técnico.
Campo extra: um campo de preenchimento livre que pode ser personalizado nas preferências do sistema, conforme necessidade de cada processo.
Há também a opção de Imprimir utilização de peças, que se estiver marcada como Sim irá exibir na impressão da OS o valor do somatório das peças nela utilizadas.
Em algumas bases há ainda a opção Tipo de ordem de serviço que te permitirá especificar se a OS envolve um equipamento - opção Equipamento - ou se não envolve um equipamento - Serviço.
A próxima seção é a Solicitante. Nela há os seguintes campos:
Solicitante: especifique neste campo a qual empresa, setor, local o equipamento pertence, ou seja, para quem o serviço será prestado.
Localização: especifique ainda mais definindo em que local o equipamento se encontra dentro da empresa ou setor. Este campo só irá exibir os locais que no cadastro estão subordinados à empresa proprietária.
Equipamento: escolha o equipamento para o qual a OS se destina. Este campo não será exibido se a OS for do tipo Serviço.
Na seção Padrões utilizados há um único campo:
Padrões: este campo serve para especificar qual o padrão utilizado no serviço, seja de preventiva, corretiva, teste de segurança elétrica ou qualquer outro que não seja calibração, pois neste caso há um campo específico no preenchimento do certificado.
Já na seção Especificações do Serviço os campos são:
Tipo de serviço: é o serviço que será executado.
Problema relatado: é o problema que o solicitante percebeu. É a percepção de um leigo sobre um problema no equipamento, como por exemplo “Cheiro de queimado” ou “equipamento não liga”.
Diagnóstico de orçamento: este recurso serve para descrever o que está sendo orçado, caso haja um orçamento para o serviço desta OS. Sua função é melhor explicada no tutorial de Orçamento.
Em algumas bases haverá também o recurso Quadro de trabalho, que servirá para especificar qual a oficina de trabalho daquela OS.
Se a OS estiver sendo editada a próxima seção, Registro de Horas, estará disponível para edição. Aqui você poderá fazer o registro do tempo gasto para executar o serviço. É possível fragmentar o tempo criando vários registros em uma mesma ordem. Caso ele tenha sido executado pelo aplicativo, esta seção poderá ser automaticamente preenchida.
Para registrar as horas, você deverá preencher a Data de início, a Data de fim e poderá descrever o que foi feito em cada etapa da execução. Depois clique no botão ✓ em azul para finalizar.
A próxima seção é a de Detalhamento de serviço. Os campos são:
Prioridade: especifique se o serviço é Não urgente, Pouco urgente, Urgente, Muito urgente, Emergente. Este campo por padrão virá como não urgente, exceto se no cadastro do equipamento escolhido já houver alguma prioridade padrão selecionada.
Garantia: selecione o prazo que assegura a duração do serviço prestado.
Data Estimada de Conclusão: previsão de conclusão do serviço que está sendo criado.
Data de Fehamento: data de conclusão real da OS. Esta data pode ser editada e, inclusive, retroativa.
Valor: preencha, se houver, o valor do serviço prestado.
Desconto: se houver desconto do preço final, este deve ser inserido aqui.
Acréscimos: se houver acréscimo, idem.
Prazo de pagamento: especifique o prazo para o pagamento do serviço.
Nota fiscal: neste campo pode ser inserido o número da nota fiscal correspondente.
A seção Observações apresentadas possui um box de texto para que o usuário possa inserir tudo o que ele julgar necessário para a OS. Caso a OS já tenha sido criada e você esteja editando, é possível anexar algum arquivo à ordem de serviço através do botão Adicionar Anexo.
A última seção é a de Utilização do estoque. Nesta seção você irá registrar a utilização de peças de seu estoque para este serviço. Ela também só será habilitada se a OS já tiver sido criada e seja editada. Os campos desta seção são os mesmos do cadastro da peça no estoque. Caso a peça utilizada não tenha sido incluída ainda no estoque de sua base, você pode adicioná-la pelo botão Adicionar peça ao estoque. Vale lembrar que as peças utilizadas serão debitadas do estoque e após esta seção ter sido preenchida é preciso clicar no botão Atualizar.
Depois que todos os campos necessários tiverem sido preenchidos, clique em Salvar para registrar a ordem de serviço.
Prontinho. Ela agora já foi criada!
Até a próxima.