Qual a maneira mais eficiente de criar planos?

Pois bem. Ao se criar um plano é preciso inserir as informações que servirão de base para seu funcionamento: Título, Data inicial e Frequência. Repare que não existe um campo para se definir a empresa a que ele se direcionará ou mesmo qual o tipo de equipamento que ele atenderá. Isso porque não é o propósito do plano criar serviços recorrentes por empresa ou por tipo de equipamento. O objetivo do plano é única e exclusivamente gerar ordens de serviço periódicas de forma automática. Então você pode, sem nenhum impedimento, inserir em um mesmo plano serviços vinculados a equipamentos de diversas empresas e também mais de um serviço para um mesmo equipamento, pois cada ordem de serviço gerada sairá com suas respectivas informações.

Entendida essa questão, vamos ao ponto principal. Se o plano tem uma data inicial e frequência pré-estabelecidas, por que então não organizá-los por frequência e período? Ainda não entendeu? Vejamos o seguinte exemplo: sou o gestor de manutenção da Empresa X. A Empresa X tem serviços de preventiva e calibração semestrais e anuais, respectivamente, distribuídos ao longo dos meses do ano e que são prestados para diferentes clientes. Portante eu terei os seguintes planos:

Semestrais

1. Semestral - Janeiro/Julho;
2. Semestral - Fevereiro/Agosto;
3. Semestral - Março/Setembro;
4. Semestral - Abril/Outubro;
5. Semestral - Maio/Novembro;
6. Semestral - Junho/Dezembro.

Anuais

1. Anual - Janeiro;
2. Anual - Fevereiro;
3. Anual - Março;
4. Anual - Abril;
5. Anual - Maio;
6. Anual - Junho;
7. Anual - Julho;
8. Anual - Agosto;
9. Anual - Setembro;
10. Anual - Outubro;
11. Anual - Novembro;
12. Anual - Dezembro.

Repare então nos planos semestrais. Como ele abre de 6 em 6 meses, o plano que gera serviço em janeiro gerará também em julho (no Arkmeds dizemos que irá ter um ciclo no primeiro semestre e outro no segundo). O de fevereiro, gerará também em agosto; o de março, em setembro e assim sucessivamente. Portanto precisarei criar apenas 6 planos semestrais para ser atendido por todo o ano. Se o plano fosse quadrimestral, precisaria de 4 planos apenas. Vejamos:

1. Quadrimestral - Jan/Mai/Set;
2. Quadrimestral - Fev/Jun/Out;
3. Quadrimestral - Mar/Jul/Nov;
4. Quadrimestral - Abr/Ago/Dez.

E então, dentro do plano semestral de Janeiro/Julho, irei inserir todos os equipamentos, independente da empresa, que passarão por manutenção preventiva, calibração ou teste de segurança elétrica em janeiro e julho.

Como devo então configurar o meu plano ao criá-lo?

Simples! Escolha um nome de sua preferência. Neste exemplo irei usar Quadrimestral - Mar/Jul/Nov.

Depois, no campo Data inicial, coloque o primeiro dia do ciclo mais próximo que irá se abrir. Por exemplo, supondo que estou em junho no dia da criação, irei colocar a data inicial como 01/07, pois julho seria o próximo ciclo do plano Quadrimestral - Mar/Jul/Nov.

No campo Frequência de Execução irei escolher a opção Quadrimestral e preencherei as demais informações conforme minha necessidade.

Uma vez criado o plano, basta inserir então os equipamentos nele e definir os serviços que serão gerados para cada um.

A seguir apresento as sugestões de planos para cada uma das frequências disponíveis no software Arkmeds (entre mensal e anual):

Os planos neste formato te permitirão antecipar um serviço recorrente. Para isso basta ir até o cadastro do equipamento e modificar o plano atual para o anterior que deseja.

Exemplo: se eu estiver em janeiro e quiser antecipar a preventiva de alguns equipamentos do plano Semestral - Fevereiro/Agosto, basta eu editar o cadastro dos equipamentos e no campo Planos desmarcar Semestral - Fevereiro/Agosto e marcar Semestral - Janeiro/Julho.

Prontinho! Espero ter te ajudado.

Até a próxima!